Każdy podmiot, który prowadzi działalność gospodarczą – niezależnie czy jest to osoba, fizyczna czy spółka – zgodnie z ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej jest zobowiązany do wykonywania pewnych określonych płatności w formie bezgotówkowych przelewów. Artykuł 22 ustawy stwierdza, iż: dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy: 1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz 2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji. Jednocześnie wszystkie rozliczenia z Urzędem Skarbowym oraz ZUS powinny mieć, zgodnie z intencją ustawodawcy, charakter bezgotówkowy. Warto jednak zwrócić uwagę, iż powyższy zapis nie nakazuje jednoznacznie firmom zakładanie rachunków bankowych – innymi słowy, nie pojawia się w nim wyrażone wprost sformułowanie, iż założenie konta jest prawnym obowiązkiem firmy, a za jego brak będą nakładane odpowiednie sankcje. Co więcej, w praktyce bezgotówkowe rozliczenia z Urzędem Skarbowym lub ZUS są często dokonywane przez przedsiębiorców (zwłaszcza małych) za pośrednictwem poczty, okienka w banku lub osobistego ROR-u i nie jest to traktowane przez oba urzędy jako naruszenie zapisów ustawy. Ów brak precyzji prawodawcy powoduje, że przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą są przekonani o konieczności posiadania konta firmowego – w czym utwierdzają ich urzędnicy oraz pracownicy biur rachunkowych. Także fakt, iż wykaz posiadanych rachunków bankowych jest jednym z elementów zgłoszenia identyfikacyjnego do celów podatkowych, przyczynia się do rozpowszechnienia opinii o obowiązkowym koncie firmowym. Jednak warto w tym miejscu przypomnieć, iż firmowy rachunek ma przede wszystkim ułatwić pracę urzędników skarbówki w przypadku zwrotu nadpłaconego podatku. Służy również do zabezpieczenia odpowiednich kwot bezpośrednio na rachunkach bankowych w sytuacji nieterminowego regulowania zobowiązań podatkowych. Z tego też powodu Urząd Skarbowy domaga się od przedsiębiorcy, który zlikwiduje dotychczasowy firmowy rachunek bankowy lub założy nowy, aby jak najszybciej dostarczył nowe dane. Zgłoszenie aktualizacyjne powinno nastąpić nie później niż w terminie 7 dni od dnia, w którym nastąpiła zmiana rachunku bankowego. Konto firmowe umożliwia więc Urzędom Skarbowym skuteczniejsze wykonywanie swoich obowiązków oraz ściganie niesolidnych podatników. I to nawet wówczas, gdy przedsiębiorca nie dopełnił obowiązku zgłoszenia aktualizacyjnego. Obecnie zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów (Dz.U. nr 226, poz. 1359), banki i spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe (SKOK) muszą przekazywać ministrowi finansów dane dotyczące założonych i zlikwidowanych kont przedsiębiorców. Informacje o rachunkach firmowych są sporządzane w dwóch okresach sprawozdawczych (od 1. do 15. dnia miesiąca oraz od 16. do ostatniego dnia miesiąca), co ma zapewnić bardziej skuteczną egzekucję zaległości podatkowych przedsiębiorców przez skarbówkę. Reasumując, należy stwierdzić, iż choć posiadanie firmowego konta nie jest prawnym obowiązkiem przedsiębiorcy, to w świetle wymagań Urzędu Skarbowego i tak staje się koniecznością. Przy tym nie da się ukryć, iż w dzisiejszych warunkach prowadzenia biznesu rachunek rozliczeniowy jest niezbędnym narzędziem, które ułatwia przedsiębiorcy pracę oraz zapewnia dodatkowe korzyści (dostęp do linii kredytowej, możliwość lokowania środków, regulowanie stałych opłat itp.).