Zgłaszając wierzytelność należy pamiętać o zachowaniu prawnych wymogów, określających zarówno formę, jak i treść pisma, a także czas, w jakim zgłoszenie może być dokonane. Zgodnie z art. 126 Kodeksu postępowania cywilnego, zgłoszenie musi być sporządzone w formie pisemnej, musi też spełniać wymogi pisma procesowego. Do obligatoryjnych elementów pisma procesowego zaliczamy: – Oznaczenie sądu, do którego pismo jest skierowane, imię i nazwisko lub nazwę stron, dane przedstawicieli ustawowych lub pełnomocników. – Oznaczenie rodzaju pisma – każde pismo musi mieć tytuł adekwatny do treści, np. „Pozew”, „Apelacja”, „Zażalenie”, „Wniosek”. – Osnowę wniosku lub oświadczenia oraz dowody na poparcie przytoczonych okoliczności. – Podpis strony w postępowaniu sądowym (lub podpis jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika). – Listę załączników. Natomiast zgodnie z wymaganiami szczególnymi, wskazanymi w art. 240 Prawa upadłościowego i naprawczego, prawidłowo sporządzone zgłoszenie wierzytelności powinno zawierać: – Imię i nazwisko (bądź nazwę albo firmę) wierzyciela oraz miejsce jego zamieszkania bądź też siedzibę; – Określenie wierzytelności wraz z należnościami ubocznymi (którymi mogą być np. odsetki, koszty procesu oraz koszty egzekucji związane z dochodzeniem należności głównej). Kwotę wierzytelności należy wskazać jednoznacznie, unikając określeń typu „około” czy też „w przybliżeniu”. Należy również kwotowo określić należność odsetkową. W tej części zażalenia możemy także skonkretyzować przedmiot wierzytelności niepieniężnej i umieścić ją na liście wierzytelności, podając jednakże jej wartość w złotówkach. – Kolejnym elementem zgłoszenia są wszelkiego rodzaju dokumenty, będące dla sądu dowodem istnienia wierzytelności. Mogą to być np. umowy o świadczenie usług, niezapłacone faktury VAT itp. Warto przypomnieć, iż wszystkie załączone dokumenty muszą zostać złożone w oryginale bądź w formie notarialnie poświadczonego odpisu. – W zgłoszeniu należy również określić kategorię, do której wierzytelność ma być zaliczona. Postępowanie upadłościowe wyróżnia pięć kategorii, podlegających zaspokojeniu z funduszów masy upadłości i decydujących o kolejności spłacania wierzycieli. W praktyce większość wierzycieli zgłasza swoją wierzytelność do kategorii czwartej, co oznacza, iż ich roszczenia zostaną uregulowane dopiero po zaspokojeniu roszczeń kategorii pierwszej, drugiej oraz trzeciej. – Zgłoszenie musi również zawierać zabezpieczenie związane z wierzytelnością (np. zastaw, hipoteka) oraz sumę zabezpieczenia (określoną na podstawie wartości rynkowej nieruchomości bądź przedmiotu stanowiącego przedmiot zabezpieczenia). W razie zgłoszenia wierzytelności, w stosunku do której upadły nie jest dłużnikiem osobistym, należy wskazać przedmiot zabezpieczenia, z którego wierzytelność podlega zaspokojeniu. – Ostatnim elementem zgłoszenia jest opis stanu sprawy – czyli informacja o tym, czy w sprawie wierzytelności toczy się postępowanie sądowe lub administracyjne. Wierzyciel powinien złożyć zgłoszenie wierzytelności w dwóch egzemplarzach (dotyczy to zarówno samego pisma, jak i załączników) w terminie określonym w obwieszczeniu o ogłoszeniu upadłości. Z reguły termin ten wynosi od jednego do trzech miesięcy.